Unter BI-Insidern ist es bekannt: auch heute noch scheitern viele KPI Projekte (siehe z. B.: Artikel in CIO). Dabei werden gerade Projekte zum KPI Reporting in der Regel mit viel Engagement und großen Hoffnungen gestartet. Hintergrund sind dabei oft die immer gleichen, aber leider zum Teil sehr versteckten, Fallen.
In diesem Video helfe ich Ihnen die wichtigsten KPI-Fallen zu erkennen und zu vermeiden.
KPI Falle #1 : Falsche Auswahl der KPIs
Das Problem beginnt oft bereits beim Start des Projektes. Häufig wird das Fehlen geeigneter KPI’s im Management als Problem erkannt, dann wird der Ruf nach einem umfassenden KPI-Reporting laut.
Hier gleich die 1. Falle: Schnell folgen TOP-Down-Vorschläge zur Abbildung eines ganzheitlichen KPI-Systems, Kennzahlen-Wälder mit mehreren hundert Kennzahlen werden erarbeitet. Die so abgeleiteten KPI-Bäume bergen in der Regel gleich mehrere Probleme:
- Das enorme Volumen ist weder aus Sicht der Entwicklung noch aus Sicht der Umsetzung einer regelmäßigen Datenbereitstellung zu bewältigen (Zeit, Aufwand).
- Es werden Erwartungen geweckt, die sich im Nachgang als nicht erfüllbar herausstellen.
- Die Auswahl orientiert sich weder an den Unternehmensprioritäten noch an den tatsächlich gelebten Prozessen.
Leider wird dieses Vorgehen häufig noch durch Unternehmensberater forciert.
Tipp:
- Konzentrieren Sie sich in konkreten Projekten auf die Bereiche, die gerade zu den wichtigsten Unternehmensprioritäten zählen. Beispiel: Hat Ihr Unternehmen Probleme mit dem Auftragseingang, konzentrieren Sie sich auf die entsprechenden Vertriebs KPI. Ist die Kundenbindung zu gering, messen Sie mit Ihren Kennzahlen z. B. Kundenrückgewinnung, Vertragsverlängerungen und die Qualität Ihrer Leistungen.
- Im Rahmen eines konzentrierten Assessments kann zu Beginn des Projektes ein Rahmenkonzept, zum Beispiel orientiert an der Balanced Scorecard, erstellt werden. Dieses Rahmenkonzept dient einer Einbettung des konkreten Projektes in eine ganzheitliche KPI Strategie.
- Stellen Sie Projekte mit mehr als 20 neu zu erstellenden KPI’s grundsätzlich in Frage.
KPI Falle #2 : Probleme bei der Definition der KPIs
Nach der Auswahl des richtigen KPI Bereichs wartet die nächste Falle gleich im Bereich der KPI-Definition. Wichtig ist es, dass die KPIs sich einerseits an dem betriebswirtschaftlichen Steuerungs-Bedarf ausrichten, andererseits müssen die Kennzahlen sich an den im Unternehmen gelebten Prozessen orientieren. Werden die konkreten Prozesse vernachlässigt, entstehen KPI’s, die später nicht oder nur schwer gemessen werden können. Orientiert sich die KPI-Definition nur an verfügbaren Kennzahlen, ist die Lösung zwar leichter umzusetzen aber der Nutzen oft zu gering. Ein gutes Vorgehen ist, die KPI-Definition an den Prozessen zu orientieren. Wie das geht, finden Sie auf diesem Blog in meinem Artikel „Neu: 5 Insider-Tipps für den Aufbau Ihres Kennzahlen-Controlling!“ dokumentiert.
KPI Falle #3: Falsche Aufgabenteilung IT und Fachbereich
Bereits aus den bisherigen Themen wird erkennbar, dass KPI Projekte hochgradig fachlich sind und daher auch aus dem Fachbereich getragen und getrieben werden müssen. Eine gute Vorgehensweise ist, wenn die Definition und Aufbereitung der KPI im Fachbereich erfolgt und die Bereitstellung der Basisdaten in der IT (idealerweise im Datawarehouse / Datamart).
KPI Risiko #4: Auswahl einer zu unflexiblen Analyse-Software
Auf den ersten Blick erscheint dieser Punkt zweitrangig, und in der Regel wird daher auf den im Unternehmen bereits verfügbaren Reportingstandard zurückgegriffen. Das ist in Ordnung und sinnvoll, sofern die gerade dargestellte Aufgabenteilung ernsthaft unterstützt wird. In wettbewerbsorientierten Märkten ist nichts so veraltet, wie der KPI von gestern. Jetzt ist es wichtig, dass die Fachabteilung aussagekräftig bleibt und ihr Reporting/Dashboards schnell aus eigener Kraft anpassen kann, anstatt ein neues IT-Projekt starten zu müssen. Das ist insbesondere dann gewährleistet, wenn der Fachanwender:
- Reports leicht und intuitiv erstellen, anpassen und publizieren kann.
- Anpassungen und neue Reports eigenständig in die Dashboards integrieren kann.
- Neue Datenquellen und KPI’s (z. B. Zulieferungen aus anderen Abteilungen) schnell und eigenständig anbinden kann.
Nur so kann verhindert werden, dass auf manuelle EXCEL-Reports ausgewichen werden muss. Hinweise zu qualitativen Analyse-Software finden Sie unter:
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KPI Falle #5: Fehlende Einbindung und Akzeptanz des Management
Auch ein ansonsten schlüssiges KPI-Reporting kann sich dauerhaft nicht durchsetzen, wenn Geschäftsleitung, Vorstände oder andere Managementebenen die neu geschaffenen Instrumente nicht für ihre tägliche Arbeit heranziehen. Besonders negativ ist, wenn:
- inhaltlich ähnliche Altreports parallel erstellt und herangezogen werden.
- Diskussionen zu Zielerreichung und operativer Steuerung nicht auf dem neuen KPI-System basieren.
- ständig Vergleiche zwischen den alten und den neuen KPI’s gefahren werden.
Tipp:
- Das KPI-Projekt sollte von den relevanten Managementebenen getrieben und verantwortet werden.
- Alle KPI-Empfänger sollten ihr Commitment zu den neuen KPI-Definitionen und Report-Layouts bzw. Dashboards geben.
- Vereinbaren Sie mit der Planung des Projektes, welche Altreports ersetzt (also abgeschaltet) werden.
- Beziehen Sie eventuelle konkurrierende KPI-Lieferanten so in das Projekt ein, damit eine gemeinsame Sicht entsteht.
KPI Falle #6: Datenqualität
Leider handelt es sich hier um ein sehr komplexes Thema, dass nicht mit ein paar einfachen Hinweisen erledigt werden kann. Folgendes ist aber hilfreich:
- Planen Sie eine intensive Validierungsphase ein.
- Machen Sie sich bereits bei der Definition Gedanken wie Sie die neuen Kennzahlen prüfen (welche Reports / Prüfsummen etc.).
- Achten Sie darauf, dass Sie zu allen wesentlichen Kennzahlen möglichst auch detaillierende Reports erzeugen können (dies vereinfacht eventuelle Abweichungsanalysen in der Validierung).
