Viele Beiträge zum Thema KPI greifen nur einen Teilaspekt der Thematik wie Methodik oder Tools auf. In diesem Video-Tutorial lernen Sie in einem einfachen und gleichzeitig professionellen Konzept, wie Sie ein überzeugendes Performance-Management-System erstellen. Im 2. Teil dieses Video-Turtorials zeigen wir Ihnen, wie Sie am Beispiel einer konkreten Anwendung die gelernten Prinzipien in der Praxis umsetzen.
Konkret lernen Sie:
- Was KPIs sind.
- Anhand welches einfachen Konzeptes KPIs entwickelt und gemessen werden.
- In der Praxis etablierte KPI-Arten mit Definition, Varianten und Beispielen.
- Wie Sie KPIs visualisieren und vergleichen können.
- Welche Dimensionen KPIs haben.
KPIs (Key Performance Indicators) sind betriebliche Kennzahlen bzw. Kenngrößen, die die unternehmerische Performance quantitativ darstellen. KPIs stellen betriebliche Erfolge bzw. Misserfolge dar.
KPIs werden in der Literatur oft nur in Teilaspekten betrachtet. Das bedeutet viele Beiträge widmen sich z. B. nur dem Bereich der Software-Systeme, die sich für die Einführung eines Kennzahlensystems eignen. Andere Beiträge gehen nur auf die Methodik ein, z.B. Balanced ScoreCard (BSC) von Kaplan und Norton oder Return Of Investment (ROI).
Sie lernen in diesem Artikel eine sehr einfache Methodik, um Ihre Kennzahlen zu entwickeln bzw. Ihr KPI-Konzept aufzustellen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Ihre KPIs umsetzen, messen und managementgerecht visualisieren können.
Hier nochmal die 3 Schritte des KPI-Konzeptes:
- Entwicklung und Planung – Was?
- Messung – Wie?
- Visualisierung
KPI-Entwicklung – Was?
Es ist wichtig, dass wir das „was“, also die Themen, die gemessen werden sollen, von dem „wie“, d.h. wie die Kennzahl definiert und berechnet wird, unterscheiden.
Der prozesszentrierte Ansatz
Für das „Was“ haben sich verschiedene bekannte Methoden wie z.B.: BSC oder ROI herausgebildet. Viele dieser Methoden sind in der Praxis allerdings relativ schwierig einzuführen. D.h. die KPI-Entwicklung ist sehr komplex und ist oft nicht von allen Mitarbeitern im Unternehmen komplett nachvollziehbar. Der prozess-zentrierte Ansatz fokussiert sich auf einen Kernprozess, am besten auf das Thema, das gerade als top Unternehmenspriorität diskutiert wird. Das kann z.B. der Vertriebsprozess, die Produktion oder der Serviceprozess sein.
Nehmen wir an, dass unser Kernprozess der Vertriebsprozess ist. Um den Erfolg des Prozesses besser steuern zu können, legen wir als Messpunkte die Kontakte (Kunden und Interessenten) fest. Aus den Kontakten werden bestimmte Anteile zu Leads und einige Leads werden abgeschlossen. Wir identifizieren drei Messpunkte:
- Anzahl der Kontakte
- Leads
- Auftragseingang z.B. nach Produkt
KPI-Messung – Wie?
Nach der Definition des Kernprozesses kommen wir auf die „Wie“-Fragen:
- Wie werden die KPIs genau definiert?
- Wie kann man die KPIs strukturieren und ein schlüssiges Kennzahlensystem aufbauen?
- Wie kann man konkrete Kennzahlen ableiten?
Definitionen und Beispiele zu jeder Art von KPI sehen Sie in folgender Tabelle:
| Absolute Messung | Zielerreichung in % | Wertveränderung absolut und in % |
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Abs. Wertveränderung Wertveränderung in %
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| SOLL / IST | Zeitraum / YDT / YTE | |
| Stück, Menge / Wert | Absolut / Forecast |
| Frequenz: täglich, wöchentlich, monatlich |
| Gliederung/Dimensionen: Zeit, Produkt, Produktgruppe, Organisation |
Bei der Zielerreichung soll der Zeitraumbezug beachtet werden. Der Zeitraum ist typischerweise ein Jahr. Das Jahr kann dann weiter in Quartale, Monate usw. untergliedert werden. Die KPIs: Year To Date (YTD) und Year To End (YTE) werden häufig in der Praxis verwendet, um die Zielerreichung zu messen.
YTD bedeutet, dass der Soll-Wert einer Größe vom Jahresanfang bis zum aktuellen Zeitpunkt dem Ist-Wert vom Jahresanfang bis zum aktuellen Zeitpunkt gegenübergestellt wird. Nehmen wir an, wir haben ein Jahresziel von 1200 Einheiten, d.h. 100 Soll-Einheiten je Monat. Angenommen wir befinden uns jetzt im Mai und haben einen Ist-Wert von 350 Einheiten. Der Soll-Wert beträgt 400 Einheiten. Das entspricht einer YTD-Zielerreichung von 87,50 %. Für die Berechnung der YTE-Zielerreichung wird der Soll-Wert des Jahres betrachtet. Dieser liegt bei 1200 Einheiten. D.h. die YTE-Zielerreichung beträgt 29,16 %.
Die Gliederungskriterien oder Dimensionen einer KPI sind ein weiterer wichtiger Aspekt. Welche weiteren Dimensionen kommen für eine KPI in Betracht? Typische Dimensionen sind beispielweise das Produkt, die Produktgruppe, die Organisation. Diese Fragestellungen sollen beantwortet werden, so dass die KPIs dargestellt werden, wie man sie sehen möchte und ihre Zusammenhänge nachvollziehbar sind. Abschließend sollte auch die Frequenz der Messung festgelegt werden, also ob die Datenerhebung täglich, wöchentlich, monatlich oder quartalsweise stattfindet?
Um eventuelle Fehler im KPI-Reporting zu vermeiden, lesen Sie hier mehr.
KPI-Visualisierung
Nachdem die Strukturierung der KPIs abgeschlossen ist, können wir diese visualisieren. Typische Darstellungen für die Gegenüberstellung von absoluten Ist- und Soll-Werten sind die Balkendiagramme. Für die Zielerreichung wird die klassische Visualisierung in der Form eines Tachometers verwendet.
Für Ursachenanalysen, Trend-Erkennung und Schätzungen sowie Wertveränderungen eignen sich die Zeitreihen-Betrachtungen.
Im nächsten Teil zeigen wir Ihnen am Beispiel eines Handelsunternehmens, wie Sie die gerade gezeigte Methodik praktisch einsetzen können. Am Beispiel eines Vertriebsprozesss entwickeln wir gemeinsam ein KPI-Dashboard mit Livedemo.
