Nachdem Sie sich im ersten Teil dieses Videotutorials durch die Theorie zum Thema KPI gearbeitet haben, schauen wir uns das Ganze jetzt an einem praktischen Fallbeispiel an. In diesem zweiten Teil des Video-Tutorials zeigen wir Ihnen, wie ein KPI-Dashboard konkret aussehen kann, wie man KPIs visuell darstellt und wie man in Details eintaucht, ohne den Überblick einzuschränken. Außerdem lernen Sie 10 Prinzipien zur Gestaltung aussagekräftiger und intuitiver Business Intelligence-Systeme.
Konkret lernen Sie:
- Wie Sie KPIs anhand eines konkreten Prozesses (z. B. Sales-Prozess) ableiten können.
- Wie ein gutes Business Intelligence-Dashboard strukturiert wird.
- Wie verschiedene KPIs visuell dargestellt werden.
- Was „Sub-Dashboards“ sind und welche weiteren Informationen diese liefern.,
- Konkrete Prinzipien direkt aus der täglichen Praxis zum Aufbau überzeugender KPI-Dashboards!
In diesem Teil des Video-Tutorials steht der Vertriebsprozess des Unternehmens Speed Muster-Copy GmbH im Mittelpunkt. Bei der Speed Muster-Copy GmbH handelt sich um ein Produktions- und Handelsunternehmen. Das Unternehmen hat 2 Produktlinien: Kopierer und Multifunktionsgeräte. Speed Muster-Copy ist europaweit tätig und verkauft ihre Produkte in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz.
Der Sales Process des Unternehmens sieht folgendermaßen aus:
Die Kontakte, die über die Webseite geschlossen werden, werden telefonisch nachgefasst und bei Interesse in Leads umgewandelt. Leads mit einer bestimmten Erfolgswahrscheinlichkeit werden vor Ort vermarktet und zu konkreten Aufträgen umgewandelt. Speed Muster-Copy möchte Ihren Vertriebsprozess mit Hilfe eines KPI-Systems überwachen, steuern und optimieren. Wir schauen uns anhand dieses Fallbeispiels an, wie ein solches Business Intelligence-System aussehen sollte.
Der Vertriebsprozess des Unternehmens besteht aus drei Messpunkten:
- Kontakte gewinnen
- Leads generieren
- Auftragseingang
Für diese Messpunkte entwickeln wir KPIs, wie wir im ersten Teil dieses Video-Tutorials gelernt haben. Bei Kontakten handelt es sich z.B. um absolute Kennzahlen. Auf Basis von Erfahrung und Durchschnittswerten kann man den Kontakten auch noch Werte in Euro zuordnen. Forecast-Werte werden als KPIs (Soll und Ist-Werte) definiert und die Zielerreichung des Forecast-Wertes kann je Land, Produkt und Mitarbeiter ausgewiesen werden. Darüber hinaus können wir auch Wertveränderungen des Forecasts über die Zeit je Land und Mitarbeiter darstellen.
Ganz ähnlich können wir derselben Methodik bei den Leads folgen. Bei Leads sind die Werte allerdings spezifischer. Das bedeutet, dass wir schon wissen, für welches Produkt sich der Kunde interessiert. Deswegen können wir eine Abschlusswahrscheinlichkeit berechnen und den Wert in Euro eingeben. Beim Auftragseingang brauchen wir nichts abzuschätzen. Es handelt sich um absolute KPIs mit derselben Struktur. Es wurde im Projektteam festgelegt, dass die Messungen täglich erfolgen, aber nur Monatswerte reportet werden sollen.
Hinsichtlich der Strukturierung des Reportings sind dem Projektteam folgende Dimensionen wichtig: Zeit, Produktlinie, Produkt, Land, Region und Mitarbeiter.
Überblick–Dashboard
Anhand dieses KPI-Dashboards lernen Sie nun 10 Grundprinzipien, die garantieren, dass Sie eine tolle Visualisierung hinbekommen und dass Sie das KPI-Konzept dieses Video-Tutorials erfolgreich in die Praxis übertragen können.
KPI-Dashboard Prinzip #1: Top-Down-Design
Ein Kennzahlen-Dashboard soll Top-Down aufgebaut werden. Das heißt, dass eine Einstiegsseite existieren soll, die für das Management gedacht ist. In diesem Beispiel wurden die KPIs in absoluter Form dargestellt. Man sieht mit einem Blick sofort den Trend und wo man steht. Für den Kurzcheck sieht man die Tachometer zur YTD-Zielerreichung.
Dashboard Prinzip #2: Einheitliche Darstellung
Die KPI-Darstellung soll einheitlich sein. Das bedeutet, dass dieselbe Darstellung für Kontakte, Leads und Auftragseingang gewählt wurde. Eine einheitliche Kennzahlen-Darstellung ist benutzerfreundlicher, da sich das Auge nicht umgewöhnen muss, wenn sich dieses mit einer bestimmten Darstellung vertraut gemacht hat.
KPI Prinzip #3: Passende Visualisierung
Für jede KPI ist eine bestimmte Visualisierung geeignet. Für die absoluten Zahlen bspw. Balkendiagramme mit Zeitreihe und für die Zielerreichung Messzeiger.
KPI-Dashboard Prinzip #4: Überladung vermeiden
Überladungen sollen vermieden werden. In unserem Beispiel werden im Überblick nicht mehr als 3 KPIs dargestellt und eine Aufsplittung wird in Teil-Dashboards vorgenommen.
Dashboard Regel #5: Passende Filter anbieten
Es ist immer eine gute Idee relevante Filter anzubieten. In unserem Beispiel kann man folgende Dimensionen filtern: Land, Region, Zeit, Produktlinie, Produkt und Mitarbeiter.
KPI Regel #6: Symmetrischer Aufbau
Eine homogene Anordnung der Grafiken ist ratsam, so dass das Auge keine Orientierungsprobleme hat.
KPI-Dashboard Regel #7: Detaillieren in Sub-Dashboards
Das Dashboard soll neben einem Überblick auch Sub-Dashboards beinhalten.
In diesem Beispiel haben wir 3 Sub-Dashboards erstellt:
- Forecast Wert – Kontakte
- Forecast Wert – Leads
- Wert – Auftragseingang
Die Untergliederung in weiteren Dashboards kann thematisch (z.B. nach Vertriebskanal), nach Messpunkt (Kontakte, Leads, Auftragseingang) oder z.B. nach Management-Struktur sein.
KPI-Dashboard Prinzip #8: Intelligente Dimensionsauswahl in den Sub-Dashboards
Das Ziel ist es, einen umfangreichen Überblick über den Analyseraum zu bekommen, ohne alle Details analysieren zu müssen. Z.B. im Sub-Dashboard zu Kontakten werden Kennzahlen nur zu Kontakten dargestellt. Die Kontakte werden pro Land, Region und Mitarbeiter aufgeteilt. Dazu werden die Wertveränderungen pro Land und Mitarbeiter in Zeitreihendiagrammen dargestellt. Land und Mitarbeiter sind die Hauptdimensionen. Am besten erstellt man das KPI-Dashboard so, dass es komplett auf den Bildschirm passt.
Forecast Wert – Kontakte
Dashboard Prinzip #9: Detailtabellen im Subdashboard
Es wird empfohlen, unter einem Diagramm die Detaildatensätze darzustellen, wie z.B. in der Tabelle „Detaillierte Forecast Übersicht YTD je Region und Produkt – Kontakte“.
KPI Prinzip #10: Drilldown und Drillthrough anbieten!
Drilldown und Drillthrough sind Funktionalitäten, die eine Betrachtung der Datensätze nach verschiedenen Dimensionen sowohl in aggregierter als auch in detaillierter Form ermöglichen. Man klickt einfach auf das Plus-Symbol der entsprechenden Spalte.
Die Sub-Dashboards zu Leads und Auftragseingang werden ebenfalls auf Basis der dargestellten Prinzipien aufgebaut.
Forecast Wert – Leads
Wert – Auftragseingang
Wenn Sie nun noch die 6 gemeinsten Fallen meiden, kann nichts mehr schief gehen!
Wie kommt man aber vom Konzept zur Lösung?
Ausgangsituation:
- Nachfassendaten im CRM-System (Kontakte und Leads)
- Verkaufsdaten in Excel (Auftragseingang)
- Keine Reporting-Lösung
Lösung:
- Prozessanalyse und –beschreibung
- Erarbeitung eines differenzierten KPI-Systems
- Datenaufbereitung und Einspielen der Daten in die Business Intelligence-Software
- Aufbau oder Nutzung einer Analyseumgebung
► Ein eigenes Video-Tutorial zur Auswahl der Analyseumgebung finden Sie hier! Das Tutorial beschäftigt sich mit OLAP und In-Memory-Technologie und damit, wie man solche Business Intelligence-Systeme auswählt und einführt.
Viel Erfolg bei Ihrem KPI-Projekt!
